Custo por hora da equipe de uma agência: o cálculo completo

Existe um número que deveria estar na parede de toda agência: quanto custa uma hora da sua equipe. Sem ele, todo orçamento é aposta, todo desconto é risco cego e toda contratação é fé. Com ele, decisões que pareciam complexas ficam aritméticas.

A fórmula

Custo por hora é custo total mensal da operação dividido pelas horas produtivas mensais. As duas partes têm pegadinha.

Custo total mensal

Entra tudo que sai da conta mesmo que a agência não venda nada no mês: salários e encargos, pró-labore dos sócios, aluguel e condomínio, energia e internet, contador, software (design, agendamento, gestão, e-mail, armazenamento, IA), telefonia, seguros e a parcela mensal de equipamentos.

Erro comum: deixar o pró-labore de fora "porque somos os donos". Sócio que executa é custo de operação. Se você não custeia a sua própria hora, a agência parece lucrativa enquanto você trabalha de graça.

Horas produtivas mensais

Aqui está o erro que mais distorce o resultado. Uma pessoa em regime integral tem cerca de 168 horas por mês no papel. Nenhuma agência do mundo converte isso em trabalho faturável. Descontando reunião interna, proposta comercial, treinamento, administração, férias e feriados rateados, o aproveitamento real fica entre 60% e 70%.

Use de 100 a 112 horas produtivas por pessoa por mês. Uma equipe de quatro pessoas produtivas tem entre 400 e 448 horas, não 672.

O cálculo em números

Agência com quatro pessoas produtivas e custo fixo mensal de R$ 46.000:

• Horas produtivas: 4 x 105 = 420
• Custo por hora: R$ 46.000 / 420 = R$ 109,52

R$ 109,52 é o custo, não o preço. Preço é custo multiplicado por um fator que cobre a ociosidade entre projetos, o risco de inadimplência e o lucro. Para agências e estúdios, esse multiplicador costuma ficar entre 2,5 e 3,5, o que coloca a hora de venda entre R$ 274 e R$ 383.

Os quatro erros que estragam o número

• Usar 160 horas por pessoa: subestima o custo por hora em cerca de 35%. É o erro mais frequente e o mais caro.
• Ignorar o tempo comercial: horas gastas em proposta que não fecha são custo real. Elas já estão dentro do custo fixo, mas se você as contar como produtivas, o divisor infla e o custo cai artificialmente.
• Esquecer software: dez assinaturas de R$ 90 são R$ 900 por mês, R$ 10.800 por ano. Em agência pequena isso é a diferença entre margem de 20% e de 12%.
• Não recalcular: cada contratação, aumento ou nova assinatura muda o número. Recalcule a cada trimestre. Um custo por hora de dezembro aplicado em julho já está errado.

Três decisões que esse número resolve na hora

Desconto. Um cliente pede 20% de desconto num projeto de 40 horas orçado a R$ 300 por hora. Receita cai de R$ 12.000 para R$ 9.600. O custo continua R$ 4.380. A margem cai de 63% para 54%. Você agora sabe que dá, e sabe exatamente quanto custou.

Contratação. Um designer com custo total de R$ 7.000 adiciona 105 horas produtivas. Para se pagar com margem, essas horas precisam ser vendidas a partir de cerca de R$ 200. A pergunta deixa de ser "posso contratar?" e passa a ser "tenho 105 horas por mês de demanda vendável?".

Recusar projeto. Um trabalho que consome 80 horas por R$ 9.000 rende R$ 112 por hora, ou seja, praticamente o custo. Você não está ganhando, está ocupando a equipe sem lucro e recusando o próximo cliente. Esse é o tipo de projeto que mantém a agência cheia e a conta vazia.

Faça a conta com os seus números

A calculadora de valor/hora executa esse cálculo em poucos minutos, com o aproveitamento produtivo já embutido. Para transformar o resultado em política de preço por tipo de contrato, o guia de precificação mostra os três métodos mais usados por agências e estúdios.