Previsão de receita para agências: o pipeline ponderado

Perguntar a um sócio de agência quanto ela vai faturar em três meses normalmente produz um número redondo dito com confiança e sem base. O erro não é falta de disciplina: é usar o pipeline como lista de desejos em vez de como distribuição de probabilidade.

O problema de somar propostas

Se você tem R$ 180.000 em propostas abertas, sua previsão não é R$ 180.000. Também não é zero. Uma agência que fecha historicamente 1 de cada 4 propostas tem uma expectativa de R$ 45.000, mas nem esse número serve, porque as propostas não têm todas a mesma chance nem entram no mesmo mês.

Pipeline ponderado resolve os dois problemas: atribui probabilidade por estágio e distribui o valor no mês do recebimento, não no mês da proposta.

Estágios e probabilidades

Use poucos estágios, cada um com uma probabilidade fixa baseada no seu histórico, não em intuição:

• Contato qualificado: 10%
• Briefing realizado: 25%
• Proposta enviada: 40%
• Em negociação de escopo ou preço: 65%
• Verbalmente aprovada, contrato pendente: 85%
• Contrato assinado: 100%

Esses percentuais são um ponto de partida. Depois de 30 ou 40 oportunidades registradas, substitua pelos seus: conte quantas propostas enviadas fecharam nos últimos 12 meses e use o percentual real. Se a sua taxa em "proposta enviada" é 22% e não 40%, você estava prevendo quase o dobro da receita que aparece.

Recorrente e avulso não entram igual

Um retainer de R$ 9.000 por mês com 12 meses de contrato vale R$ 108.000 no total, mas na previsão trimestral ele entra como R$ 27.000, distribuídos mês a mês. Um projeto avulso de R$ 40.000 pago em três parcelas entra como três valores em três meses diferentes.

Misturar valor de contrato com valor mensal é o erro mais comum e o que mais infla previsão. Trabalhe sempre com o valor que entra na conta no mês.

A previsão completa tem três blocos

• Receita contratada: retainers ativos e parcelas de projetos assinados. Previsibilidade alta.
• Pipeline ponderado: somatório de valor multiplicado por probabilidade, alocado no mês do recebimento.
• Perdas previstas: contratos que terminam ou clientes com risco conhecido de churn no período. Este bloco entra com sinal negativo e quase ninguém preenche.

Esquecer o terceiro bloco é o motivo pelo qual muita agência é surpreendida por uma queda de receita que estava escrita no calendário desde a assinatura do contrato.

Como usar o resultado

Compare a previsão com o custo fixo mensal. Se a receita contratada sozinha já cobre o custo fixo, a agência está em posição confortável e pode escolher clientes. Se ela cobre 60% e o resto depende do pipeline ponderado, cada semana sem venda vira risco.

Também vale olhar a concentração: se um cliente representa mais de 25% da receita contratada, a previsão é frágil independentemente do total. Perder esse cliente não é um cenário, é uma probabilidade.

Revisão semanal, não mensal

Pipeline muda de estágio toda semana. Uma revisão mensal permite que uma oportunidade fique parada em "proposta enviada" por seis semanas contando como 40% quando na prática já morreu. Defina uma regra de decaimento: oportunidade sem interação há mais de 30 dias volta para 10% ou sai.

Manter isso em planilha funciona até uns 20 negócios simultâneos. Depois, o custo de atualizar passa a ser maior que o benefício e a previsão apodrece. A Eluvie conecta pipeline, contrato e recebimento no mesmo fluxo, então a previsão se atualiza quando o comercial avança. Para ver onde a sua previsão está frágil hoje, comece pelo diagnóstico gratuito.