Reajuste anual de contrato: como aplicar sem perder o cliente

Pergunte a uma agência quando foi o último reajuste dos contratos ativos. A resposta mais comum é silêncio, seguida de "esse cliente é antigo, não dá para mexer". Esse cliente antigo, na prática, é o menos lucrativo da carteira, e a agência normalmente não sabe.

Quanto custa não reajustar

Um retainer de R$ 8.000 fechado há três anos, sem reajuste, com inflação acumulada de cerca de 15% no período e custos de equipe e software subindo no mesmo ritmo, hoje equivale a algo perto de R$ 6.900 em poder de compra. Se a margem original era de 30%, ela virou aproximadamente 13%.

Faça isso com cinco contratos antigos e a agência inteira fica sem margem, sem que nenhuma decisão errada tenha sido tomada. Basta não decidir nada.

A causa raiz é contratual, não emocional

O reajuste não acontece porque ele depende de coragem em vez de cláusula. Contrato que não define percentual, índice e mês transforma reajuste em negociação anual, e ninguém quer abrir uma negociação com um cliente satisfeito.

A solução é escrever no contrato, desde a assinatura: reajuste anual em janeiro pelo IPCA acumulado, ou percentual fixo definido. A partir daí o reajuste é uma comunicação prevista, não um pedido.

Como comunicar quando a cláusula existe

Aviso com 60 dias, por escrito, curto e sem pedir desculpa. Estrutura em três frases: o contrato prevê reajuste anual, o valor passa de X para Y a partir de tal mês, seguimos com o mesmo escopo. Não convide para negociação, informe.

Aqui é útil citar o que evoluiu no serviço no período: novos formatos, mais canais, relatório mais completo. Não como justificativa defensiva, como contexto.

Como comunicar quando a cláusula não existe

Aí é negociação, e ela precisa de dado. O argumento forte é horas: "o contrato foi dimensionado para 30 horas mensais e nos últimos seis meses a média foi de 44". Isso muda a conversa de "quero cobrar mais" para "o serviço cresceu".

Ofereça três caminhos em vez de um ultimato: manter o valor com escopo reduzido às horas originais, ajustar o valor mantendo o escopo atual, ou adotar um reajuste escalonado em duas etapas. Cliente que escolhe entre opções raramente rompe.

Qual percentual pedir

Como piso, a inflação do período. Mas se o contrato estava mal precificado desde o início, ou se o escopo cresceu, o piso não resolve nada: ele apenas congela um erro. Nesse caso, recalcule o contrato do zero com o custo por hora atual e as horas reais consumidas, e use esse número como referência.

Reajuste escalonado é uma boa saída para saltos grandes: 12% agora e 12% em seis meses incomoda menos que 25% de uma vez, e o resultado em doze meses é praticamente o mesmo.

Prepare-se para a perda de um

Se você reajustar dez contratos, é provável que um saia. Isso não é falha do processo, é o processo funcionando: quem sai é normalmente o cliente com menor margem e maior exigência. O ganho nos nove restantes quase sempre supera a perda do décimo, e a agência libera horas para vender melhor.

Reajuste malfeito é aquele que não acontece nunca, e isso é o cenário padrão em agência que não tem vencimento e valor de contrato visíveis em um só lugar. A Eluvie mantém esse calendário à vista para que o reajuste deixe de depender de memória. Antes de definir o novo valor, vale rodar a calculadora de valor/hora com os seus custos atuais.